E-Mail Archivierung

Lösungen für den Mittelstand
Die Vorteile elektronischer Kommunikation liegen auf der Hand:

Keine Papierberge, keine falsch zugestellten Briefe, kein Porto und vor allem kein Warten. Daher ist es nur logisch, dass nicht nur im privaten Bereich, sondern vor allem auch in der Geschäftswelt das Medium E-Mail dem Brief immer mehr den Rang abläuft.

Schon heute werden viele Bestellungen, Anfragen und Rechnungen nicht mehr mit Umschlag und Marke, sondern per Tastendruck und Mausklick zugestellt – und es wird immer mehr. Die rasche Umstellung auf digitalen Schriftverkehr birgt jedoch auch Gefahren: Wo früher eine Rechnung „schwarz auf weiß“ vorlag, sauber abgeheftet und mit Eingangsstempel versehen, existiert heute nur ein loser Verbund aus Bits und Bytes; gespeichert im digitalen Irgendwo oder gar schon längst wieder gelöscht. Ist die Archivierung von schriftlichen Dokumenten meist ordentlich geregelt und sauber strukturiert, werden die digitalen Äquivalente oft nur stiefmütterlich behandelt.

Spätestens seit dem 1.Januar 2002 ist dieses Verhalten gesetzeswidrig, denn inzwischen gelten für E-Mails die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für schriftliche Dokumente. Und die liegt bei mindestens sechs Jahren.

Hinzu kommen seit dem letzten Jahr die durch Basel II festgelegten Kreditvergaberichtlinien der Banken. Mangelnde oder fehlerhafte Archivierung von E-Mails kann nunmehr zu schlechten Ratings und infolge dessen zu schlechteren Konditionen führen.

Das Thema E-Mail Archivierung ist – trotz mangelnder Präsenz – ein prekäres und sollte nicht unterschätzt werden. Im Falle einer Steuerprüfung sind E-Mails der Papierform gleichgestellt und ein Verlust gilt nicht als Kavaliersdelikt sondern zieht im Zweifelsfall harte Sanktionen nach sich. Hier ist die richtige Entscheidung zu treffen, also abzuwägen zwischen möglichen Konsequenzen bei Untätigkeit und den Kosten für die Anschaffung eines Systems. Die Wahl einer geeigneten Lösung für die eigene Umgebung, die Einhaltung weiterer zu beachtender gesetzlicher Forderungen an ein Archivsystem wie die Berücksichtigung des Datenschutzes u.v.m. macht die Unterstützung durch eine unabhängige Fachkompetenz unabdingbar.

Die COMP.net bietet Ihnen Lösungen an, die wir Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen. Wir stehen gerne zu einem unverbindlichen vor Ort Termin zur Verfügung, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.